Sucesso – O sucesso é ser Feliz

Um padrão no mundo corporativo nos dias de hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos os níveis estão sofrendo.

Na recente pesquisa que desenvolvemos com a revista Você S/A com mais de 2000 profissionais, 64% dos participantes afirmam que suas reuniões são mal conduzidas na empresa. Na prática, o que tenho visto no dia-a-dia implantando programas para resolver esse problema, é que muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse problema e acabam literalmente jogando no ralo, milhões de reais por ano em horas de reuniões improdutivas (a cada 100 funcionários aproximadamente 500 mil reais no lixo).

O engraçado desta questão é que todo mundo sabe como deve ser feita uma reunião eficaz: realizar uma convocação com objetivos, focar no tema, evitar conversas paralelas, definir próximos passos, etc. Mas de nada adianta o conhecimento se poucas pessoas o aplicam na hora da reunião.

Um dos grandes fatores de sucesso no resultado das suas reuniões é uma condução eficaz e, para isso, você precisa ser treinado e aprender as técnicas de uma boa condução. Muitas pessoas acham que o líder é o condutor da reunião, mas isso nem sempre é verdade. A condução deve ser feita por uma pessoa que tenha as seguintes características: assertividade, objetividade, foco, tranqüilidade, autocontrole, percepção aguçada e excelente capacidade de comunicação.

Se o líder não possui as características de um condutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algum membro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutor da reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir para você aplicar no seu ambiente de trabalho:

• Abra a reunião clarificando os objetivos – Comece a reunião lendo o objetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviada previamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.

• Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
• Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo.
• Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar um software de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou um flipchart para fazer esse registro.
• Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.

Conduzir uma reunião é um processo que é aprimorado na prática diária, vivenciando dificuldades e aprendendo com coisas que funcionam e outras que atrapalham. Toda empresa precisa treinar pessoas para conduzirem suas reuniões de forma mais eficaz e com isso economizar milhões por ano. É possível chegar a uma redução de 50% no volume de reuniões, mas isso depende do envolvimento de todos

Ele morreu aos 33 anos, mas entrou para a história por seus feitos. O que podemos aprender com suas idéias e ações?

Ele começou sua vida profissional bem cedo, para os padrões atuais, pois com apenas 16 anos comandou o exército que defendeu a Macedônia da invasão dos Trácios. Seu pai estava em outra guerra e ele teve de assumir a responsabilidade imposta pela situação. Parece demais para uma pessoa tão jovem, mas temos que lembrar que, naquela época, praticamente não existia a adolescência … as pessoas saiam da infância, lá pelos seus 10 anos, diretamente para a idade adulta.

A primeira grande lição que Alexandre ensina é exatamente essa: assuma suas responsabilidades, não importa o qual pesadas sejam para você. Ser líder é buscar ultrapassar seus próprios limites!

Alexandre teve Aristóteles como tutor, o que é um bom começo – e que o motivou a estudar filosofia, medicina e investigação científica. Mas ele também tinha suas próprias idéias e discordava do filósofo que achava que todos os que não eram gregos deveriam ser tratados como escravos. De fato, ele sempre usava pessoas da região conquistada para governar suas “províncias”, fazendo com que a comunicação com os conquistados fosse mais fluídica. Segunda lição: estude e não subestime as pessoas por sua raça, religião ou origem. Sua estratégia, pode ser comparada com o que os economistas chamam hoje de “aquisição hostil” (hostile takeover) – muito comum no mercado de ações dos países do primeiro mundo. Com uma diferença, ele não “tomava para desmantelar”, e sim, conquistava para somar ao que já existia.

Simples assim? Mais ou menos. Historiadores o descrevem como um homem culto e de raciocínio ligeiro, com uma vontade “de ferro” e que sabia fazer com que os outros dessem o melhor de si, porém era cruel e teimoso. Exterminou uma cidade rebelde inteira, para que as outras o temessem, e, freqüentemente, recorria ao terror para que respeitassem sua vontade.

Geralmente mandava executar os comandantes mais graduados, das regiões conquistadas, pois sabia que eles detinham toda a estrutura do poder e que poderiam comandar uma revolta. No entanto, dava oportunidades para pessoas de escalões inferiores que demonstrassem identidade com suas idéias. Esta prática ainda é muito comum nas mudanças de executivos nas empresas … eles identificam e “cortam as cabeças” das pessoas leais ao executivo anterior. Os problemas nas organizações ocorrem quando alguns destes executivos “recém-chegados” simplesmente cortam, sem se darem o trabalho de investigar … e perde gente valiosa. Mas lembre-se, o tipo “líder-terrorista” está em extinção em muitas corporações.

Alexandre sempre deixava alguém de sua confiança para acompanhar os feitos dos novos donos do poder na província. Ele investia em lealdade, pois sabia que era mais fácil ensinar uma idéia nova do que mudar o caráter de uma pessoa. No entanto, este também foi seu erro administrativo mais profundo, como oligarca, pois confiou demais em Harpálus, seu tesoureiro-chefe mau-caráter, que corrompia os governadores das províncias e usurpava o dinheiro público. Coisa que ele corrigiu mandando executá-los, mas um grande estrago já estava feito.

Lembrem-se, pessoas de caráter fraco são corrompidas mais facilmente por dinheiro e poder, mesmo que seja do seu círculo de amigos e familiares.

Muitos historiadores falam que Alexandre falhou na sua política de mistura de povos e costumes, que dava direitos praticamente iguais a todos nas regiões conquistadas. Ainda estimulava o casamento dos seus soldados com as mulheres locais, com bonificação em dinheiro, e forçava que seus generais aprendessem, e respeitassem, os costumes da região. Para mim, foi isso que permitiu a expansão sem precedentes em tão pouco tempo.

Faça mais um paralelo com a administração moderna. Pense no processo de fusão, tão comum nas empresas de hoje. O que ele pretendia, e que todo executivo deveria fazer, é mesclar e tentar manter o que é bom de cada organização fundida, além de eliminar o que não é bom.

Ele era somente um bom administrador? Não. Também era considerado um dos maiores estrategistas de todos os tempos. Tanto que ainda é estudado em muitas academias militares.

Um exemplo? Quando a cidade de Mileto, encorajada pela proximidade da poderosa marinha Persa, quis resistir à invasão, Alexandre dispensou sua marinha e tomou, por terra, todas as cidades costeiras cortando, assim, o fluxo de provisões dos persas. Só depois partiu para a conquista de Mileto.

Ele era inovador e buscava manter sua mente aberta o suficiente para as opções, mesmo que para isso tivesse que bater em retirada para se reorganizar, ou simplesmente confundir o inimigo.

Mantenha sua mente aberta para as opções, mas saiba a hora de decidir, e decida sem caprichos pessoais. Esta talvez seja a maior e mais difícil de todas as lições que um líder tem que aprender.

Não importa se eu estou falando para duas, dez, ou mil pessoas, eu raciocino como se
estivesse falando para uma pessoa apenas.
—Carly Fiorina, Ex Presidente, HP

Fale, não só para ser entendido, mas para que não possa ser mal entendido.
—Quintilian

O mundo mudou. E também o modo como comunicamos. Aqueles que não conseguem se
adaptar serão deixados para trás. Mas para aqueles que querem ser bem sucedidos, há
apenas um segredo: Você é a Mensagem.
—Roger Ailes

Se você tem uma observação importante a fazer, não tente ser sutil ou esperto. Use um
bate-estacas. Atinja o ponto uma vez. Depois torne a atingi-lo. Então atinja-o uma terceira
vez—uma tremenda pancada!”
—Winston Churchill

Uma única imagem visual de um assunto ou cena é igual em valor à expressão verbal cujo
conteúdo quantitativo seja igual a 10. (Uma imagem vale mais que mil palavras.)
—Anônimo