Como conduzir uma conversa franca com sua equipe

Infelizmente, em muitos negócios não existe a oportunidade de as pessoas expressarem seus sentimentos e serem ouvidas de modo que elas cheguem a um ponto em que não conseguem mais se concentrar no trabalho – há estática emocional demais. É como tentar botar mais água num copo que já está cheio. É preciso primeiro esvaziar o copo para abrir espaço para água nova.

O mesmo acontece com as emoções. As pessoas não conseguem escutar até que tenham sido ouvidas . Elas precisam desabafar o que as preocupa, falar sobre suas necessidades e vontades, esperanças e sonhos, medos e preocupações, feridas e dores, antes que você fale das suas. Isso abre um espaço dentro delas para poderem assimilar o que você tem a dizer.

Estabelecer uma conversa franca pressupõe um processo de comunicação muito bem estruturado, no qual alguns acordos levam a um nível de contato profundo, sem medo de condenações, conselhos não solicitados, interrupções ou pressões.

Trata-se de um poderoso instrumento para trazer a tona qualquer emoção reprimida e que pode ser usado em casa, nos negócios, na sala de aula, no mundo esportivo ou religioso para desenvolver relacionamentos compreensivos e íntimos.

As conversas francas são uteis nas seguintes situações:

• Antes ou durante as reuniões de trabalho, especialmente nas que reúnem pessoas que estão se encontrando pela primeira vez.
• Depois de fortes emoções: demissões, mortes, um processo de fusão, uma grande derrota esportiva, um revés financeiro ou uma tragédia como um incêndio ou a morte de alguém.
• Quando fui um conflito entre pessoas ou grupos.
• Quando feitas com regularidade, elas criam um nível mais profundo de comunicação e de intimidade.

COMO CONDUZIR UMA CONVERSA FRANCA

Uma conversa franca pode ser conduzida em grupos de duas ou 10 pessoas, acima disso, é melhor criar grupos menores, pois isso aumenta a confiança e a segurança e trás rapidez as reuniões.

Da primeira vez que você conduzir uma reunião dessa forma, comece explicando do que se trata – um espaço seguro dessa forma, comece explicando do que se trata – um espaço seguro  e isento de julgamentos que dá apoio a sentimentos construtivos que, se deixados presos, podem bloquear o trabalho de equipe, a energia, a criatividade  e a intuição vitais para a produtividade e o sucesso de qualquer negocio.

Peça as pessoas para se sentarem em círculo. Apresente então as regras:

• Cada um diz como se sente;
• Ninguém julga ou critica o que foi dito.
• Todos mantém segredo das informações
• Ninguém deixa a reunião antes de esta ser declarada encerrada

Pergunte ao grupo se todos concordam com as orientações recebidas, o que é muito importante para que a conversa mão perca o foco. Outra opção é manter os acordos escritos num cartaz ou num quadro e apontar nessa direção sempre que alguém fugir muito do assunto.

Certifique-se de que a conversa dê pelo menos uma volta completa no grupo ou estabeleça um limite de tempo (digamos de 15 a 30 minutos, dependendo da intensidade da declaração). O fundamental é que todos tenham a sua vez de falar.

Use algum objeto para definir quem está com a palavra: uma bola, um peso de papel, um livro, qualquer coisa que possa ser vista pelas outros participantes. Já vi de tudo, dede um capacete de futebol americano até um bastão de índio, mas eu prefiro usar corações vermelhos de pelúcia porque eles lembram aos participantes que o que estão ouvindo vem do coração e que todos estão tentando atingir o coração do assunto em questão.

Numa conversa desse tipo, os resultados esperados são:

• Aumento da capacidade de escuta dos participantes.
• Expressão construtiva de sentimentos
• Mais habilidade para solucionar conflitos
• Não levar as coisas tão a sério, deixando para trás ressentimentos e questões mal resolvidas.
• Desenvolvimento de respeito e compreensão mútuos
• Um sendo maior de ligação e união.

Tive uma experiência muito significativa durante um treinamento de uma semana que dei para 120 administradores escolares em Bergem., na Noruega. Um dia, estávamos prontos para começar a sessão da tarde quando alguém anunciou que um dos participantes acabar de morrer em um acidente de automóvel ao voltar do almoço. O choque foi enorme e teria sido impossível continuar com o trabalho se eu não aplicasse a técnica da conversa franca.

Dividi os participantes em grupos de seis e orientei as pessoas a desabafarem seus sentimentos, pedi que passassem o coração-simbolo entre eles até que não tivessem mais nada a acrescentar. Por mais de uma hora eles falaram sobre a sua dor, sobre o seu próprio senso de mortalidade e sobre o quanto a vida, as vezes, pode ser amedrontadora – e também  sobre como é essencial viver o momento, sabendo que o futuro não tem garantia.

Depois desse desabafo coletivo, fizemos uma pequena pausa e conseguimos voltar as atividades agendadas. Ao compartilhar suas emoções, o grupo conseguiu se concentrar no conteúdo que eu estava ali para ensinar.