Como conduzir reuniões produtivas
Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nas atividades uns dos outros.
Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar da reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta, planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra.
É fundamental escutar a todos. Às vezes só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e têm maior fluência. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima à que ele está sentindo e pensando.
O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Por isso, é necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros e possibilitando, assim, que todos se escutem.
Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevendo sua própria solução.
Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Algumas vezes, a melhor solução pode ser a combinação de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas.
Se você for o responsável pela direção da reunião, experimente:
- Começar a reunião com uma breve explicação do motivo. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam;
- Questionar as causas do problema ou assunto da reunião;
- Fazer resumos do que está sendo discutido;
- Pedir as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução;
- Depois que o assunto for suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução;
- Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto;
- Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão;
- Seja flexível. No entanto, se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização;
- Mantenha a reunião ativa, sem desviar-se do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência, assim como quando alguém sair do tema. Reforce: “O assunto que estamos discutindo é… Por favor, não se afaste do tema“;
- Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião.
Quando você participa de uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes observarem as regras seguintes:
- Fale sem se levantar, a não ser em uma grande assembléia;
- Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute;
- Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo;
- Admita só uma solução do problema de cada vez;
- Apóie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado;
- Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente;
- Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião;
- Ouça atentamente a todos os participantes;
- Não interrompa quando outra pessoa estiver falando;
- Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas;
- Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.
Você pode fazer um “algo a mais” para que as reuniões fiquem ainda melhores:
- No lugar de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela;
- Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas em vez de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada;
- Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações;
- Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores.