Guia do Feedback Corporativo: O retorno que sempre dá resultado

O feedback, quando feito da maneira correta, pode ser um ferramenta espetacular tanto para empresa atingir suas metasquanto para o funcionário crescer na profissão!

Empresas que não possuem comunicação entre as pessoas certamente não evoluem o tanto que poderiam. Superiores e funcionários devem caminhar com o mesmo objetivo e as ideias alinhadas. É por isso que, independente do porte e do ramo de atuação, muitas companhias usam o feedback como meio de esclarecer questões relacionadas ao andamento do trabalho e dar retorno profissional ao funcionário.

Apesar de ser mais comum a cada dia, é possível detectar muitas falhas e erros na prática. Expor somente os lados negativos do funcionário e fazer ameaças quanto a sua permanência no emprego são apenas alguns dos motivos que torna o feedback tão temido e não traz o resultado esperado. “No imaginário social, uma conversa com o chefe ou gestor tem implícita uma crítica, o que nem sempre é real. Muitas vezes eles se sentem na responsabilidade de mostrar aos seus funcionários em quais atividades estão mais aptos e naquelas em que precisam de aprimoramento”, explica a sócia-diretora da Universo Qualidade e vice-presidente do Business Professional Women, Marlene Ortega.

Quando convocar o feedback

Este é um momento propício para falar a verdade e dar um retorno profissional ao funcionário e como tal, deve acontecer sempre que houver necessidade de mostrar ao colaborador seu desempenho em certas atividades. Cada empresa adota uma política em relação à periodicidade do bate-papo, porem todas deveriam estimular a prática com frequência entre suas equipes. “Algumas companhias até mesmo adotam um calendário com datas preestabelecidas para que as avaliações aconteçam”, indica Marlene.

As avaliações ainda podem acontecer mensalmente com reuniões entre os superiores de cada área e seus respectivos colaboradores ou ainda, para os chefes que preferem que elas ocorram de maneira mais objetiva, semanal ou quinzenalmente. “Dependendo do caso, e da importância que a atividade ou meta de resultado têm para o setor, é possível que, mesmo verbal, o superior tenha que dar feedback quase diariamente”, afirma o diretor de Operações da Human Brasil, Fernando Montero.

Como abordar

Para ter um feedback produtivo é importante que os superiores tenham feeling e saibam como lidar com cada perfil dentro de suas equipes e de acordo com o teor do que será falado. Algumas pessoas encaram melhor quando as coisas são ditas diretamente, enquanto outros exigem mais cuidado. No entanto, de modo geral, há determinados padrões de abordagem. Por exemplo, quando há erros ou alguma outra situação de que não esteja de acordo com os padrões exigidos pela empresa, deve-se orientar sobre a melhor conduta. No caso de erro operacional, a conversa deve ser imediata para evitar consequências graves.

A regra também se aplica aos elogios, que devem ser feitos sempre no término da atividade proposta. “Além de mostrar a satisfação do superior, esta também é uma forma de pagamento para o colaborador, que se sente lisonjeado”, indica Marlene. Quando o superior sente a necessidade de dar uma bronca, chamar a atenção sobre determinado comportamento ou erro, deve ser feito em particular. Falar no meio de todos é constrangedor para quem ouve e para quem presencia. “Prover tratamento individual também é um fator que contribui com o aumento de motivação. Assim, o funcionário vê que, devido à sua importância no setor, o chefe resolve conversar individualmente com ele, seja para rever resultados, padrões de conduta, correção e melhoria”, analisa Montero.

Como tornar o feedback eficiente

1. Planejar a reunião de feedback para que ela seja estruturada, objetiva e transparente.
2. Registrar a reunião de feedback para usar como histórico para a próxima reunião de feedback (fazer uma pauta).
3. Traçar um plano de desenvolvimento a partir da reunião.
4.  Citar exemplos para que seja fácil o entendimento sobre as questões conversadas.
5.  Fazer dessa reunião uma oportunidade de crescimento pessoal e profissional.
6.  Possibilitar ao colaborador fazer questionamentos e tirar dúvidas.
7.  Ser acolhedor e evitar julgamentos.
8.  Dar ênfase aos pontos positivos e apontar pontos a desenvolver como oportunidade de crescimento.
9. Fazer a reunião de feedback de maneira individual e reservada.
10. Ter uma periodicidade de reuniões de feedback para que sirva como termômetro para o sucesso do colaborador.

Vantagens de fazer o feedback

1. As expectativas de ambos os lados ficam claras e alinhadas.
2. Crescimento da relação de confiança entre gestor e colaborador.
3. Possibilidade de desenvolvimento pessoal e profissional.
4. Desenvolvimento da habilidade de saber ouvir.
5. Aumento da motivação da equipe e dos resultados.
6. Parceria entre gestor e colaborador no processo de desenvolvimento de ambos os lados.
7. Melhoria de processos e sinergia no cotidiano de trabalho.
8. O foco dos colaboradores é mantido nos resultados da empresa.
9. O gestor tem informações importantes para aproveitar os diferentes talentos da equipe de forma inteligente.
10. Espaço para alinhar planos de carreira entre a empresa e o colaborador.

Tato para falar…

Outro ponto importante ao transmitir seu ponto de vista aos colaboradores é a postura adotada. É preciso lembrar sempre que o gestor é um dos responsáveis por oferecer possibilidades de crescimento aos seus funcionários. Então, a postura deve ser de orientador, que mostra interesse pelo desenvolvimento e sucesso de sua equipe. “O líder deve adotar uma atitude acolhedora, porém sem perder a assertividade”, indica a coordenadora do setor de Carreiras da Veris Faculdades, Priscila Azevedo.

Um alerta para os executivos que utilizam o feedback é deixar a subjetividade de lado. Esse é um erro bastante comum e que nem sempre carrega a expectativa da empresa com relação a seus funcionários, mas sim a interpretação do superior sobre essa expectativa. Os pontos observados pelo empregado pode acabar soando como “picuinha”. Por isto mesmo, quanto mais objetivo e baseado nos padrões pré-definidos pela empresa for o feedback, menos ele carregará o olhar pessoal da chefia.

O funcionário não deve ser convocado para o feedback apenas para receber críticas. A ferramenta tem o objetivo de funcionar como uma troca de ideias e análises, tanto positivas quanto negativas. Não esqueça também que a escolha do momento oportuno para essa conversa é uma forma de garantir que ela flua de maneira objetiva e franca. Agir desta forma garante o melhor entendimento de quem recebe a informação.

… e para ouvir

Para os colaboradores, o feedback deve ser um aliado para o crescimento profissional. É essa a razão para se atentar a tudo o que for dito. Esteja aberto a ouvi-lo e anote o máximo de informações possíveis antes de justificar os pontos abordados. Após o gestor terminar as suas observações, o colaborador deverá mostrar sua opinião. “Quando terminar a reunião é fundamental que o colaborador seja humilde em considerar todos os pontos levantados, mesmo os que não concorda de início, e fazer uma reflexão”, orienta Priscila.

Mas o que realmente acontece na prática – na maioria das vezes – é o empregado se calar diante dos comentários com medo de uma demissão. As observações negativas devem ser colocadas aos superiores demonstrando que o funcionário está interessado em resolver a questão, para preservar os resultados de seu trabalho. É importante que os positivos também sejam apontados, assim, o gestor sabe onde ele acerta e o quanto essas atitudes contribuem para facilitar o trabalho do colaborador.

Se o superior se mostra pouco tolerante a qualquer tipo de abordagem negativa, o funcionário pode buscar apoio e aconselhamento no Recursos Humanos da empresa, com relação ao padrão de conduta que deve adotar em uma situação que pode deixá-lo sob o risco de perder seu emprego.

Os erros mais comuns dos chefes…

1. Não dar feedback.
2. Dar feedback negativo na frente de outros membros da equipe.
3. Não comunicar as metas.
4. Não medir e avaliar expectativas de seus funcionários.
5. Abordar apenas pontos negativos.
6. Efetuar juízo de valor na avaliação do funcionário.
7. Não premiar padrões de conduta assertivos.
8. Não prover tratamento individualizado ao funcionário.
9. Fazer comparações do colaborador com outros colaboradores de maneira negativa.
10. 10. Acreditar que não precisa do feedback de seus funcionários como ajuda na sua própria melhora contínua.

e dos funcionários…

• Não escutar o que o chefe diz.
• Não corrigir os erros apresentados no feedback.
• Levar o feedback para o lado pessoal, seja ele bom ou ruim.
• Não expressar suas discordâncias com relação aos padrões de performance avaliados.
• Não dar feedback ao seu superior com relação à sua atividade.
• Não expor suas expectativas com relação à empresa.
• Não apresentar opiniões ou pontos de vistas que podem ajudar a melhorar a performance.
• Criticar o feedback do chefe sem apresentar razões sustentáveis que provem o contrário daquilo que ele diz.
• Não buscar aconselhamento no RH quando sentir ameaça de demissão por querer expor seu ponto de vista ao chefe.
• Agredir verbalmente o chefe porque ele disse a verdade ou algo que o incomodou com relação à sua performance e/ou padrão de conduta na empresa.